Por Larissa Demarchi Ribeiro
Instagram: @larissa_demarchi.adv
“Chegou mais um atestado.”
A frase é conhecida em muitos departamentos de RH. Um funcionário apresenta um documento nesta semana, outro na seguinte e, quando as ausências começam a se repetir, surgem também as dúvidas.
A empresa é obrigada a aceitar todos os atestados? Pode exigir CID? E quando o documento chega pelo WhatsApp? Existe prazo para entrega? Muitos atestados podem gerar advertência? E se a empresa desconfiar que algum deles é falso?
O assunto se torna ainda mais delicado porque coloca frente a frente duas necessidades legítimas: de um lado, o direito do trabalhador de se afastar quando está doente; de outro, a necessidade da empresa de organizar sua equipe, controlar ausências e garantir que os documentos apresentados sejam regulares.
Entre simplesmente aceitar qualquer documento sem conferir e tratar todo atestado como suspeito existe um caminho que passa por informação, procedimento e gestão.
Muitos atestados significam problema?
Nem sempre.
A primeira distinção que o RH precisa fazer é bastante simples: ausência justificada não é a mesma coisa que falta injustificada.
Se o funcionário está efetivamente incapacitado para o trabalho e apresenta documentação médica regular, a repetição dos afastamentos, por si só, não transforma sua conduta em indisciplina.
Por isso, aplicar advertência simplesmente porque determinado empregado “está entregando muitos atestados” pode criar um problema maior para a empresa.
Isso não significa, porém, que o RH deva apenas receber os documentos e arquivá-los.
Quando os afastamentos começam a se repetir, é importante acompanhar o histórico, verificar os períodos, observar se existe necessidade de encaminhamento previdenciário e identificar situações que eventualmente exijam atuação da medicina ocupacional.
A empresa pode controlar as ausências. O que não deve fazer é presumir que frequência significa fraude.
E se a empresa desconfiar do atestado?
Fraudes existem e não podem ser ignoradas.
O próprio Conselho Federal de Medicina já alertou para a comercialização ilegal de atestados médicos pela internet, inclusive documentos vendidos sem que tenha ocorrido qualquer atendimento ao paciente.
Mas existe uma diferença importante entre suspeitar e comprovar.
Um atestado entregue numa segunda-feira, numa sexta-feira ou próximo a um feriado pode despertar comentários dentro da empresa, mas isso não é prova de irregularidade.
Se houver elementos concretos que coloquem em dúvida a autenticidade do documento, a empresa pode realizar as verificações cabíveis, preservar as informações médicas do trabalhador e documentar a apuração.
Se uma fraude for efetivamente comprovada, a situação muda de natureza e pode produzir consequências disciplinares relevantes.
O cuidado está em não partir diretamente da desconfiança para a punição.
“Não tem CID. Não vou aceitar.”
Essa frase ainda é comum dentro das empresas, mas merece atenção.
O Código Internacional de Doenças, conhecido como CID, revela informação relacionada à saúde do trabalhador.
Pelas normas médicas, o diagnóstico, codificado ou não, não precisa constar indiscriminadamente em todo atestado. Sua inclusão está sujeita a regras específicas e à proteção do sigilo do paciente.
Por isso, a ausência do CID não torna, por si só, um atestado inválido.
Esse ponto ganhou ainda mais relevância com a LGPD, já que informações referentes à saúde são consideradas dados pessoais sensíveis.
Para o RH, a lógica deve ser a da necessidade: receber e tratar apenas as informações necessárias para administrar o afastamento, evitando exposição desnecessária da condição de saúde do funcionário.
O funcionário mandou uma foto pelo WhatsApp. Vale?
A digitalização da rotina de trabalho também chegou aos atestados.
Hoje, documentos são fotografados e enviados pelo WhatsApp, encaminhados por e-mail ou emitidos eletronicamente após consultas por telemedicina.
O fato de o atestado não ter sido entregue inicialmente em papel não significa, por si só, que ele seja inválido.
Da mesma forma, um documento decorrente de atendimento por telemedicina pode ser válido, desde que observados os requisitos aplicáveis à emissão de documentos médicos eletrônicos.
Para a empresa, isso cria uma necessidade prática: definir um canal oficial para o recebimento dos atestados.
Quando cada gestor estabelece sua própria regra, surgem situações contraditórias. Um supervisor aceita fotografia. Outro exige original. Um recebe no WhatsApp pessoal. Outro manda procurar o RH.
O resultado é insegurança tanto para o funcionário quanto para a própria empresa.
Existe mesmo a famosa regra das 48 horas?
“Você tinha 48 horas para entregar.”
Muitos funcionários já ouviram essa frase.
Mas não existe uma regra geral na legislação trabalhista estabelecendo que todo empregado da iniciativa privada tenha exatamente 24 ou 48 horas para apresentar qualquer atestado médico.
Isso não significa que a empresa não possa organizar o procedimento de comunicação das ausências.
É razoável que o empregado comunique o afastamento o quanto antes, sempre que possível, para que a empresa possa reorganizar a equipe e as atividades.
Além disso, a Convenção ou o Acordo Coletivo da categoria pode estabelecer procedimentos específicos, razão pela qual o instrumento coletivo sempre deve ser consultado.
O problema é simplesmente adotar um prazo informal e utilizá-lo automaticamente para desconsiderar um documento médico válido.
Atestado e declaração de comparecimento não são a mesma coisa
Outro ponto que gera confusão aparece quando o funcionário entrega uma declaração informando que esteve em consulta ou realizou determinado exame.
Esse documento não necessariamente significa afastamento durante todo o dia.
A declaração de comparecimento normalmente comprova que a pessoa esteve naquele local durante determinado período. Já o atestado pode indicar a necessidade de afastamento das atividades profissionais por um período definido.
Por isso, o RH precisa analisar o que efetivamente está escrito no documento, e não simplesmente tratar qualquer papel emitido por uma clínica como justificativa para o dia inteiro.
Quando vários atestados começam a se somar
Há ainda um aspecto que pode passar despercebido quando o RH analisa cada documento isoladamente.
Os afastamentos precisam ser acompanhados também sob o ponto de vista previdenciário.
Quando a incapacidade ultrapassa os primeiros 15 dias, pode surgir a necessidade de encaminhamento ao INSS para análise do benefício por incapacidade temporária.
E existe outro detalhe importante: dependendo da situação, afastamentos intercalados relacionados à mesma doença e ocorridos dentro do período previsto pela legislação previdenciária podem precisar ser considerados conjuntamente.
Isso significa que simplesmente receber, lançar no sistema e arquivar cada atestado pode não ser suficiente.
O histórico também importa.
Então, o que a empresa pode fazer?
Quando os atestados começam a se repetir, a resposta não deve ser automaticamente punir o funcionário.
Deve ser organizar a informação.
O RH precisa acompanhar os afastamentos, conferir a regularidade dos documentos, observar situações que demandem providências previdenciárias ou de saúde ocupacional e investigar de forma responsável quando existirem indícios concretos de fraude.
Mas existe uma providência que deveria acontecer antes mesmo do primeiro atestado chegar: criar um procedimento interno.
O funcionário precisa saber para quem deve enviar o documento, qual canal utilizar, como comunicar a ausência e quais regras serão observadas.
Da mesma forma, a empresa precisa definir quem pode acessar essas informações, como elas serão armazenadas e quem será responsável por acompanhar os períodos de afastamento.
O problema pode não ser a quantidade de atestados
Quando um funcionário apresenta muitos atestados, é natural que a situação chame a atenção do gestor.
Mas a pergunta não deve ser apenas:
“Por que esse funcionário está faltando tanto?”
Talvez seja necessário perguntar também:
“Nossa empresa sabe o que fazer quando essas ausências começam a se repetir?”
Atestados recorrentes podem exigir acompanhamento. Fraudes comprovadas podem exigir providências. Afastamentos prolongados podem demandar encaminhamento previdenciário.
O que não deveria existir é improviso.
Porque, na gestão de pessoas, nem todo atestado é problema — mas a falta de procedimento para lidar com eles pode se transformar em um.
Mini currículo
Larissa Demarchi Ribeiro é advogada, inscrita na OAB/SP nº 296.477, especialista em Direito do Trabalho Empresarial, com atuação consultiva, preventiva e contenciosa. Auxilia empresas na gestão de riscos jurídicos, implementação de práticas preventivas e fortalecimento da segurança jurídica nas relações de trabalho.
