Por Larissa Demarchi Ribeiro
Instagram: @larissa_demarchi.adv
“Já expliquei isso várias vezes.” “Ninguém assume a responsabilidade.” “Cada funcionário faz de um jeito.” “Se eu não estiver na empresa, as coisas não funcionam.”
Frases como essas fazem parte da rotina de muitos empresários. Quando os problemas começam a se repetir, a primeira conclusão costuma ser quase automática: o funcionário não está fazendo o que deveria.
Mas há uma pergunta que precisa vir antes: A empresa deixou claro o que deveria ser feito?
Essa diferença parece pequena, mas diz muito sobre a forma como uma empresa administra pessoas.
Em muitos negócios, especialmente naqueles que cresceram rapidamente, as regras e os processos foram sendo construídos de maneira informal. O funcionário mais antigo ensina o mais novo, o gestor explica verbalmente o que precisa ser feito e boa parte das decisões depende diretamente do proprietário.
Enquanto a equipe é pequena, o modelo pode até funcionar. O problema aparece quando a empresa cresce, as pessoas mudam e situações que antes eram resolvidas em uma conversa começam a se repetir.
É nesse momento que surgem conflitos sobre responsabilidades, cobranças e até medidas disciplinares.
Afinal, quem deveria fazer isso?
Imagine que um cliente faça uma reclamação.
Um funcionário entende que deve comunicar imediatamente o supervisor. Outro prefere tentar resolver sozinho. Um terceiro simplesmente encaminha o problema para outro setor.
Quem agiu corretamente? Se a empresa nunca estabeleceu um procedimento, talvez não exista uma resposta objetiva.
O mesmo acontece com as funções.
Registrar alguém como auxiliar administrativo, vendedor, recepcionista ou supervisor não significa, por si só, que estejam claramente definidos os limites daquele cargo.
Quais são suas responsabilidades? O que pode decidir sozinho? Quando deve procurar um superior? Quem assume determinada tarefa na ausência de outro funcionário?
É justamente nesse ponto que a descrição de funções deixa de ser apenas um documento de RH e passa a ser uma ferramenta de gestão.
Ela organiza responsabilidades e ajuda empregado e empregador a saberem o que se espera de cada cargo.
Quando cada funcionário cria o próprio jeito de trabalhar
Outro sinal de alerta aparece quando a mesma atividade é realizada de maneiras diferentes dentro da empresa.
Um funcionário registra todas as ocorrências. Outro resolve verbalmente.
Um confere determinado documento antes de enviá-lo. Outro não.
Um pede autorização antes de tomar determinada decisão. Outro entende que possui autonomia.
Com o passar do tempo, a empresa deixa de ter um processo e passa a ter vários — um para cada funcionário.
Os procedimentos internos existem justamente para reduzir esse tipo de improviso. Eles estabelecem como atividades relevantes devem ser executadas e ajudam a preservar o conhecimento da empresa, inclusive quando há troca de funcionários.
Afinal, se determinado processo existe apenas na memória de quem o executa, quando essa pessoa sai, parte do conhecimento da empresa sai junto com ela.
E as regras de comportamento?
Há ainda outro grupo de problemas bastante conhecido pelos departamentos de RH.
Uso excessivo de celular. Atrasos. Uniforme. Redes sociais. Sigilo de informações. Uso de equipamentos da empresa. Comunicação entre funcionários e superiores. Segurança. Condutas inadequadas no ambiente de trabalho.
Muitas empresas cobram esses comportamentos diariamente, mas nunca organizaram suas regras de maneira clara.
É aí que entra o Regimento Interno.
O documento estabelece as normas de funcionamento e convivência dentro da empresa e cria uma referência comum para funcionários e gestores.
Isso também evita uma situação bastante problemática: cada líder aplicar uma regra diferente.
O que é permitido em um setor não deveria ser proibido em outro simplesmente porque os gestores pensam de maneiras diferentes, quando todos estão submetidos às mesmas normas internas.
Ter documento não basta
Existe, porém, um erro no caminho inverso: acreditar que basta criar documentos.
Uma descrição de funções guardada em uma pasta não organiza uma equipe.
Um procedimento que ninguém conhece não padroniza atividade alguma.
E um Regimento Interno que o funcionário nunca recebeu dificilmente cumprirá seu papel.
A formalização precisa vir acompanhada de comunicação, treinamento e, principalmente, coerência na aplicação das regras.
O funcionário precisa saber o que a empresa espera dele. E a liderança precisa saber o que pode — e o que deve — cobrar.
O problema na maioria das vezes está na gestão
É claro que existem funcionários com problemas de desempenho, comportamento ou comprometimento.
Mas atribuir toda dificuldade à equipe pode impedir o empresário de perceber falhas na própria organização.
Quando as funções não estão definidas, os procedimentos não estão documentados e as regras mudam conforme quem está comandando, o conflito deixa de ser uma exceção e passa a fazer parte da rotina.
Por isso, antes de concluir que precisa trocar uma pessoa, talvez seja necessário olhar para a estrutura em que ela trabalha.
Descrição de funções define responsabilidades. Procedimentos estabelecem como o trabalho deve ser executado. Regimento Interno organiza as regras da empresa.
No fim, uma pergunta simples pode revelar muito sobre a gestão:
O problema é realmente o funcionário ou ele está tentando trabalhar dentro de uma empresa que nunca deixou claras as próprias regras?
Mini currículo
Larissa Demarchi Ribeiro é advogada, inscrita na OAB/SP nº 296.477, especialista em Direito do Trabalho Empresarial, com atuação consultiva, preventiva e contenciosa. Auxilia empresas na gestão de riscos jurídicos, implementação de práticas preventivas e fortalecimento da segurança jurídica nas relações de trabalho.
